Servis Kaydı Programı — Tüm İş Emirleriniz Tek Ekranda
Her tamir, müşteri kabulünden cihaz teslime kadar izlenebilir bir iş emri takip sistemi üzerinde yürür. Kayıp kayıt yok, çakışan bilgi yok — her teknisyen doğru işi, doğru zamanda görür.
İş Emri Takibi Olmadan Atölye Yönetmek
Kayıp Servis Kayıtları
Müşteri aylarca önce bıraktığı cihazı sormak için aradığında, kimse defterde ya da WhatsApp mesajında geçmişi bulamıyor. Müşteri güveni sarsılıyor, tekrar iş geri gelmiyor.
Çakışan Bilgiler
Teknisyen A'nın defterindeki notlar, kasadaki fişle uyuşmuyor. Aynı cihaza iki kez farklı parça sipariş ediliyor; stok ve maliyet tahminleri yanlış çıkıyor.
Görünmez İş Yükü
Kaç iş emri açık, hangi cihaz ne kadar süredir bekliyor, hangi teknisyenin işi bitmek üzere — bunları görmeden önceliklendirme yapmak mümkün değil.
Servis Kaydı Programının Kapsadığı Alt Özellikler
Cihaz Kabul Formu
Cihaz modeli, seri numarası, fiziksel durum notları ve müşteri imzası dijital ortamda kaydedilir. Kâğıt fiş gerekmiyor; tablet veya masaüstünden saniyeler içinde tamamlanır.
İş Emri Durum Takibi
Bekliyor → İncelemede → Onarımda → Parça Bekleniyor → Hazır → Teslim Edildi akışı boyunca her geçiş zaman damgasıyla kayıt altına alınır. Darboğaz nerede oluşuyor, hemen görülür.
Teknisyen Atama
Servis kaydı açılırken veya sonradan teknisyen atanır. Teknisyen, kendine atanan işleri anlık bildirimle görür; yönetici ise atanan işleri tek listede izler. Bağlantılı sayfaya göz atın: Teknisyen Takip Programı.
Kullanılan Parça Kaydı
Teknisyen onarımda kullandığı yedek parçayı servis kaydına ekler; stoktan otomatik düşülür. İş emrinin toplam malzeme maliyeti anlık hesaplanır.
Müşteri ve Cihaz Geçmişi
Müşteri adı, telefon veya cihaz seri numarasıyla arama yapın; o müşteriye ait tüm geçmiş servis kayıtları, kullanılan parçalar ve önceki faturalar listelenir. Garanti takibi için idealdir.
Tek Tık Faturalama
Servis kaydı "Tamamlandı" durumuna geçtiğinde fatura otomatik oluşturulabilir. İş emrindeki işçilik ücreti, parça maliyeti ve KDV otomatik hesaplanır. Ayrıntılar için: Faturalama ve Servis Formu.
Atölye Ekibinizin Her Üyesi İçin
Atölye Yöneticisi
- Tüm açık iş emirlerini tek ekranda izler
- Hangi iş emirinin beklemede kaldığını filtreler
- Teknisyen iş yükü dağılımını görür
- Aylık servis hacmini ve geliri raporlar
Teknisyen
- Kendisine atanan işleri telefon ya da tabletten görür
- Kullandığı parçaları kayıt üzerine ekler
- İş durumunu günceller, not bırakır
- Cihaz geçmişine bakarak tekrarlayan arızaları saptar
Resepsiyon / Karşılama
- Gelen cihazı dakikalar içinde sisteme kaydeder
- Müşteriye servis numarası ve beklenen süreyi bildirir
- Teslimatta servis durumunu ve faturayı gösterir
- Müşteri geçmişini arayarak garantiyi teyit eder
Servis Kaydı Programı Adım Adım Nasıl Çalışır?
Cihaz kabulünden teslime kadar her adım zaman damgasıyla kayıt altında.
- Müşteri ve cihaz bilgileri alınır: Resepsiyon müşteri adını veya telefon numarasını arama kutusuna yazar; daha önce gelen müşterinin kartı otomatik açılır. Yeni müşteri için birkaç alan doldurulur, cihaz modeli ve seri numarası girilir. Tüm süreç 1-2 dakika.
- Kabul formu ve fotoğraf eklenir: Cihazın fiziksel durumu (çizik, kırık, ıslaklık izi) kayıt altına alınır; kabul fotoğrafı sistem üzerinden servis kaydına eklenir. Müşteri dijital imzayla kabulü onaylar; kağıt fiş gerekmez.
- IRIS™ Tanı formu tamamlanır: Arıza belirtileri, test sonuçları ve tanı notu standart formata girilir. Tanı tamamlandığında servis kaydı otomatik olarak "İncelemede" durumuna geçer.
- Teknisyen atanır, işi günceller: Uygun teknisyene iş emri atanır; teknisyen anlık bildirim alır. Servis süresince durum güncellemeleri, kullanılan parçalar ve notlar kayıta eklenir. Müşteriye otomatik bildirimler gider.
- İş tamamlanır, durum kapatılır: Onarım bittikten sonra servis kaydı "Tamamlandı" olarak işaretlenir. Müşteri "Cihazınız hazır" bildirimi alır; servis takip linkinde de durum güncellenir.
- Fatura oluşturulur, teslim yapılır: Servis kaydındaki işçilik ücreti ve parça maliyetleri tek tıkla faturaya aktarılır. Ödeme alınır; fatura PDF olarak yazdırılır veya e-posta ile müşteriye gönderilir. Servis kaydı arşive geçer.
Servis Kaydı Hakkında Sık Sorulanlar
Servis Kaydıyla Birlikte Çalışan Özellikler
Servis Kaydı Programı ile Garanti Takibi
Teknik servis atölyelerinde garanti takip programı ihtiyacı ayrı bir yazılım gerektirmez. IWS servis kaydı, tamir tarihini ve garantili işlem koşullarını zaten barındırır.
İşlem Garantisi Takibi
Her tamir için garanti süresi (ör. 3 ay) servis kaydına girilir. Cihaz tekrar geldiğinde sistem önceki işlemi gösterir; garantili mi değil mi saniyeler içinde teyit edilir. Müşteri "zaten garantide" dediğinde kayıt kanıt olarak açılır.
Tekrarlayan Arıza Tespiti
Aynı cihaz kısa süre içinde aynı arızayla gelirse cihaz geçmişi bu örüntüyü görünür kılar. Yönetici hangi teknisyen ne zaman işlem yaptı, garanti dahilinde mi — hepsini tek ekranda görür.
Parça Garantisi Kaydı
Kullanılan yedek parçanın tedarikçi garanti süresi de servis kaydına eklenebilir. Parça garantisi bittiğinde uyarı alırsınız; müşteriye satılan garantinin kapsamı her zaman belgelidir.